Los principios corporativos recogidos en el Código Ético de GRUPO PORTA tienen como esencia el respeto a la legalidad y, por tanto, el compromiso de cumplimiento de la normativa, vigente en cada momento, tanto externa como interna que las empresas tengan implantada, incluida la relativa a:
- Las normas de protección medioambientales locales e internacionales aplicables, recogidas también en la Política de Calidad del Grupo.
- Las obligaciones con los organismos y autoridades públicas con los que las empresas tengan relación ya sea de forma directa o indirecta.
Asimismo, GRUPO PORTA manifiesta el firme compromiso con:
- La lucha contra el blanqueo de capitales y en la prevención del fraude, adoptando las medidas oportunas para evitar situaciones de riesgo en este ámbito, en particular aplicando una política de identificación y conocimiento de los clientes y/o potenciales clientes y de transparencia frente a terceros.
- El contundente rechazo contra las conductas de corrupción, soborno y tráfico de influencias.
- La prevención de situaciones de conflictos de interés, las cuales deberán ser comunicadas a la Dirección y/o a la persona Responsable de Cumplimiento Penal y del Sistema Interno de Información de GRUPO PORTA a fin de poder tomar las decisiones que sean oportunas en cada caso.
Un aspecto relevante del contenido del Código Ético recae en la gestión de los recursos humanos y las relaciones entre las personas que integran el equipo humano de GRUPO PORTA. La política adoptada se basa en el respeto escrupuloso a la dignidad de las personas y es en este contexto que GRUPO PORTA adopta el firme compromiso de respeto a la integridad de las personas, y a la seguridad y a la salud de las mismas en su entorno laboral.
GRUPO PORTA desarrolla su actividad priorizando en todo momento, que las relaciones con clientes y proveedores sean profesionales y se basen en la confianza y el beneficio mutuo, evitando en todos los casos las conductas engañosas, fraudulentas o maliciosas susceptibles de perjudicarlos y manteniendo siempre un trato respetuoso.
Es importante resaltar también el compromiso de GRUPO PORTA con la protección de la información y la confidencialidad tanto propia, como de la información de las personas que forman parte de ella y de terceros. Asimismo, GRUPO PORTA toma el compromiso de respetar los derechos de propiedad intelectual e industrial adoptando todas aquellas medidas que sean pertinentes en cada caso.
A los efectos de promover y velar por el cumplimiento y vigencia del Plan de Prevención de Delitos de GRUPO PORTA y en concreto del Código Ético y de los protocolos internos, se cuenta con una persona Responsable de Cumplimiento Penal y del Sistema Interno de Información (RCP/RSIIF); así como con un canal (una de cuyas vías, es la dirección de correo electrónico canaletic@porta.ad) para poner en conocimiento del RCP/RSIIF, de buena fe y sin represalias, cualquier infracción del Código o de cualquier normativa/protocolo interno, así como las infracciones en el ámbito del derecho de la UE, las infracciones penales y administrativas graves o muy graves, y las infracciones laborales en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo, sin perjuicio de lo establecido en la normativa específica.
GRUPO PORTA se compromete a actualizar el contenido del Código, a difundir su contenido y a realizar formaciones internas para reforzar su conocimiento, velando de forma activa por su total cumplimiento.
I. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Las empresas del GRUPO PORTA hacen constar que cuentan con un Sistema Interno de Información (SIIF), siendo la empresa TRALDIS PORTA EXPRES, S.L. la responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente en este ámbito.
Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad del Grupo y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones en el ámbito del Derecho de la UE, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, el Grupo cuenta con una persona Responsable de Cumplimiento Penal (RCP) que es, asimismo, Responsable del Sistema Interno de Información (RSIIF) [en adelante, “RCP/RSIIF”].
Las referidas informaciones pueden hacerse llegar por cualquiera de los siguientes medios1:
- Correo electrónico a la dirección: canaletic@porta.ad.
- Correo ordinario a la dirección: Polígon Industrial la Seu Carrer D, núm. 1 25700 La Seu d’Urgell -a la atención de la persona RCP/RSIIF-.
- Mediante escrito entregado a la persona RCP/RSIIF.
A solicitud de la persona informante, también podrá presentarse la comunicación mediante una reunión presencial con la persona RCP/RSIIF, en el plazo de siete días.
Las informaciones comunicadas verbalmente a través de la reunión presencial con la persona RCP/RSIIF, deberán documentarse de alguna de las siguientes maneras, previo consentimiento del informante:
a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
(*) Se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece la normativa vigente de protección de datos.
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
(*) Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El Sistema Interno de Información del GRUPO PORTA cumple con los siguientes requisitos:
a) Permite que las personas que determine la Ley puedan comunicar informaciones, por diversos medios, sobre las infracciones que esta prevé y que se han mencionado.
b) Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro del Grupo, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
1 El Canal Interno de Información permite la presentación de comunicaciones anónimas. Si bien, siempre que sea posible, el Canal Interno de Información será la vía de comunicación preferente, las comunicaciones podrán también remitirse en su caso, cuando el objeto y gravedad de la situación así lo requiera y el informante lo crea oportuno, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a las autoridades u organismos competentes de las comunidades autónomas; al Ministerio Fiscal en la Fiscalía Europea o en las autoridades pertinentes según corresponda.
c) Cuenta con un Protocolo de Sistema Interno de Información, de uso del canal interno de información y de actuación de la persona Responsable de Cumplimiento Penal y del Sistema Interno de Información, que establece garantías para la protección de las personas informantes:
- Justificante de recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
- Plazo máximo ordinario de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
- Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
- Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona RCP/RSIIF.
- Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respeto a las disposiciones sobre protección de datos.
- Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TRANSPORTES Y DISTRIBUCIONES, S.L.U. tratará los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban como responsable del tratamiento, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras que, en su caso, procedan.
La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de una obligación legal. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, estos solo se tratarán cuando resulte estrictamente necesario para la adopción de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, de conformidad con la legislación vigente y, en estos casos, la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será indispensable cuando sin estos no se puedan cumplir los objetivos y las obligaciones legales.
Los datos personales podrán ser tratados por el personal autorizado para ello únicamente cuando resulte necesario para la investigación de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de seguridad y salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras o bien para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, si procede, procedan. Asimismo, los datos personales podrán ser comunicados a terceros en caso de obligación legal, y podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competentes en el marco de la mencionada investigación.
Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En caso de que fuera oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante todo el plazo que dure la aplicación de estas medidas. Por otro lado, en caso de que fuera necesario iniciar la tramitación de procedimientos sancionadores o penales, los datos se conservarán durante todo el plazo que dure el procedimiento sancionador o penal.
En todo caso, si la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados no se adoptara en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, excepto aquellos datos que sea estrictamente necesario que se conserven bloqueados para mantener evidencia del funcionamiento del SII.
También serán suprimidos aquellos datos personales que revelen conductas no amparadas por la normativa de aplicación, así como aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, caso en el cual se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.
Finalmente, se hace constar que, en cualquier momento, la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse a ello, así como el derecho a la portabilidad de los datos, enviando un escrito al correo postal Calle Subinyes, núm. 9, de Montferrer i Castellbó (Lleida), 25711, en el Polígono Industrial Montferrer, o bien al correo electrónico dades@porta.ad. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos personales, la persona comunicante puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos que corresponda.
III. NO REPRESALIA
Las empresas del GRUPO PORTA se comprometen expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación de buena fe, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.
IV. EXENCIÓN Y ATENUACIÓN DE LA SANCIÓN
Cuando la persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información (y siempre que esta hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador), el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximir a la mencionada persona del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados los extremos y circunstancias que estipule la normativa de aplicación.