Les principes corporatifs contenus dans le Code Éthique de GRUP PORTA ont pour essence le respect de la légalité et, par conséquent, l’engagement de respecter la réglementation en vigueur à tout moment, tant externe qu’interne, que les entreprises aient implantée, y compris celle relative à :
- Les normes de protection environnementale locales et internationales applicables, également inscrites dans la Politique de Qualité du Groupe.
- Les obligations envers les organismes et autorités publiques avec lesquels les entreprises entretiennent des relations, que ce soit directement ou indirectement.
- La Lutte contre le blanchiment d’argent et la prévention de la fraude, en adoptant les mesures appropriées pour éviter les situations de risque dans ce domaine, notamment en appliquant une politique d’identification et de connaissance des clients et/ou clients potentiels, ainsi que de transparence vis-à-vis des tiers.
- Le rejeter fermement les comportements de corruption, de corruption et de trafic d’influence.
- La prévention des situations de conflits d’intérêts, qui doivent être communiquées à la Direction et/ou à la personne Responsable de la Conformité Pénale et du Système d’Information Interne de GRUP PORTA afin de pouvoir prendre les décisions appropriées dans chaque cas.
GRUP PORTA développe ses activités en priorisant en tout temps que les relations avec clients et fournisseurs soient professionnelles et basées sur la confiance et le bénéfice mutuel, en évitant dans tous les cas les comportements trompeurs, frauduleux ou malveillants susceptibles de leur nuire, tout en maintenant un traitement respectueux.
Il est également important de souligner l’engagement de GRUP PORTA envers la protection de l’information et la confidentialité, tant pour ses propres informations que pour celles des personnes qui en font partie ou de tiers. De même, GRUP PORTA s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle et industrielle en adoptant toutes les mesures pertinentes dans chaque cas.
Aux fins de promouvoir et de veiller au respect et à la validité du Plan de Prévention des Infractions de GRUP PORTA, ainsi que du Code Éthique et des protocoles internes, une personne Responsable de la Conformité Pénale et du Système d’Information Interne (RCP/RSIIF) est désignée ; ainsi qu’un canal (dont l’un des moyens est l’adresse e-mail canaletic@porta.ad) pour porter à la connaissance du RCP/RSIIF, de bonne foi et sans représailles, toute infraction au Code ou à toute
- Les normes de protection environnementale locales et internationales applicables, également inscrites dans la Politique de Qualité du Groupe.
- Les obligations envers les organismes et autorités publiques avec lesquels les entreprises entretiennent des relations, que ce soit directement ou indirectement.
De plus, GRUP PORTA manifeste son ferme engagement envers :
- La Lutte contre le blanchiment d’argent et la prévention de la fraude, en adoptant les mesures appropriées pour éviter les situations de risque dans ce domaine, notamment en appliquant une politique d’identification et de connaissance des clients et/ou clients potentiels, ainsi que de transparence vis-à-vis des tiers.
- Le rejeter fermement les comportements de corruption, de corruption et de trafic d’influence.
- La prévention des situations de conflits d’intérêts, qui doivent être communiquées à la Direction et/ou à la personne Responsable de la Conformité Pénale et du Système d’Information Interne de GRUP PORTA afin de pouvoir prendre les décisions appropriées dans chaque cas.
Il est également important de souligner l’engagement de GRUP PORTA en matière de protection de l’information et de confidentialité, tant pour ses propres informations que pour celles des personnes qui en font partie et des tiers. De même, GRUP PORTA s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle et industrielle en adoptant toutes les mesures pertinentes dans chaque cas.
Aux fins de promouvoir et de veiller au respect et à la validité du Plan de Prévention des Infractions de GRUP PORTA, ainsi que du Code Éthique et des protocoles internes, une personne Responsable de la Conformité Pénale et du Système d’Information Interne (RCP/RSIIF) est désignée ; ainsi qu’un canal (dont l’un des moyens est l’adresse e-mail canaletic@porta.ad) pour porter à la connaissance du RCP/RSIIF, de bonne foi et sans représailles, toute infraction au Code ou à toute réglementation/protocole interne, ainsi que les infractions dans le domaine du droit de l’UE, les infractions pénales et administratives graves ou très graves, et les infractions liées à la sécurité et à la santé au travail, sans préjudice de ce qui est prévu par la réglementation spécifique.
GRUP PORTA s’engage à mettre à jour le contenu du Code, à en diffuser le contenu et à réaliser des formations internes pour en renforcer la connaissance, en veillant activement à son plein respect.
I. SYSTÈME INTERNE D’INFORMATION
Les entreprises du GRUP PORTA déclarent disposer d’un Système Interne d’Information (SIIF), l’entreprise TRALDIS PORTA EXPRES, S.L. étant responsable du traitement des données personnelles conformément aux dispositions de la législation en vigueur dans ce domaine.
Afin de renforcer la culture de l’information et des infrastructures d’intégrité du Groupe et de promouvoir la culture de la communication comme mécanisme de prévention des actions ou omissions pouvant constituer des infractions dans le domaine du droit de l’UE, des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions du travail dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail, le Groupe dispose d’une personne Responsable de la Conformité Pénale (RCP) qui est également Responsable du Système Interne d’Information (RSIIF) [ci-après, “RCP/RSIIF”].
Les informations susmentionnées peuvent être transmises par l’un des moyens suivants1:
- Courriel à l’adresse: canaletic@porta.ad.
- Courrier ordinaire à l’adresse: Calle Subinyes, n. 9, de Montferrer i Castellbó (Lleida), 25711, dans le Polígono Industrial Montferrer -à l’attention de la personne RCP/RSIIF-.
- Par écrit remis à la personne RCP/RSIIF.
À la demande de la personne informante, la communication peut également être présentée lors d’une réunion en personne avec la personne RCP/RSIIF, dans un délai de sept jours.
Les informations communiquées verbalement lors de la réunion en personne avec la personne RCP/RSIIF doivent être documentées de l’une des manières suivantes, avec le consentement préalable de l’informateur:
a) au moyen d’un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible, ou
(*) La personne informante sera avertie que la communication sera enregistrée et sera informée du traitement de ses données conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données.
b) au moyen d’une transcription complète et exacte de la conversation réalisée par le personnel responsable de son traitement.
(*) Sans préjudice des droits qui lui sont reconnus conformément à la réglementation sur la protection des données, la personne informante se verra offrir la possibilité de vérifier, de rectifier et d’accepter par sa signature la transcription de la conversation.
Le Système Interne d’Information du GRUP PORTA répond aux exigences suivantes:
a) Il permet aux personnes déterminées par la Loi de communiquer des informations, par divers moyens, sur les infractions qu’elle prévoit et qui ont été mentionnées.
b) Il est géré de manière sécurisée, garantissant que les communications peuvent être traitées efficacement au sein du Groupe, ainsi que la confidentialité de l’identité de la personne informante et de toute tierce personne mentionnée dans la communication et des actions développées dans la gestion et le traitement de celle-ci, ainsi que la protection des données, empêchant l’accès du personnel non autorisé.
1 Le Canal Interne d’Information permet la présentation de communications anonymes. Bien que, dans la mesure du possible, le Canal Interne d’Information soit la voie de communication préférée, les communications pourront également être transmises, le cas échéant, lorsque l’objet et la gravité de la situation l’exigent et que l’informateur le juge opportun, à l’Autorité Indépendante de Protection de l’Informateur ou aux autorités ou organismes compétents des communautés autonomes; au Ministère Public auprès du Parquet Européen ou aux autorités pertinentes selon le cas.
c) Il dispose d’un Protocole de Système Interne d’Information,”””d’utilisation du canal interne d’information et d’action de la personne Responsable de la Conformité Pénale et du Système Interne d’Information, qui établit des garanties pour la protection des personnes informantes:
- Justificatif de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception de l’information.
- Délai maximal ordinaire de trois mois pour répondre aux actions d’enquête, en remplissant et en conservant diligemment un Registre des Informations.
- Possibilité de maintenir la communication avec la personne informante.
- Établissement du droit de la personne affectée à être informée des actions ou omissions qui lui sont attribuées et à être entendue.
- Garantie de confidentialité lorsque la communication est transmise par des canaux de dénonciation autres que ceux établis ou à du personnel non responsable de son traitement, ainsi que l’obligation pour la personne qui la reçoit de la transmettre immédiatement à la personne RCP/RSIIF.
- Respect de la présomption d’innocence et de l’honneur des personnes affectées.
- Respect des dispositions relatives à la protection des données.
- Engagement de transmission immédiate de l’information au Ministère Public, lorsque les faits pourraient être constitutivement un délit.
II. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
TRANSPORTES Y DISTRIBUCIONES, S.L.U. traitera les données personnelles incluses dans les communications reçues en tant que responsable du traitement, dans le but de les gérer et d’initier, le cas échéant, la procédure d’enquête correspondante et d’adopter les mesures correctives qui, le cas échéant, s’imposent.
La base juridique du traitement sera le respect d’une obligation légale. Si la communication contient des données de nature spéciale, celles-ci ne seront traitées que lorsque cela sera strictement nécessaire pour l’adoption de mesures correctives et/ou l’initiation de la procédure d’enquête correspondante et/ou le traitement des procédures sanctionnelles ou pénales qui, le cas échéant, s’imposent, conformément à la législation en vigueur et, dans ces cas, la base juridique sera l’intérêt public essentiel. Le traitement des données personnelles sera indispensable lorsque, sans elles, les objectifs et les obligations légales ne pourront être remplis.
Les données personnelles pourront être traitées par le personnel autorisé à cet effet uniquement lorsque cela sera nécessaire pour l’enquête sur les infractions dans le domaine du droit de l’Union européenne, les infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que les infractions professionnelles dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail, pour l’adoption de mesures correctives ou pour le traitement des procédures sanctionnelles ou pénales qui, le cas échéant, s’imposent. De même, les données personnelles pourront être communiquées à des tiers en cas d’obligation légale, et pourront être communiquées à l’autorité judiciaire, au Ministère Public ou à l’autorité administrative compétentes dans le cadre de l’enquête mentionnée.
Les données personnelles seront conservées le temps indispensable pour décider de l’opportunité d’engager une enquête sur les faits signalés. Si des mesures correctives devaient être adoptées, les données seront conservées pendant toute la durée de l’application de ces mesures. D’autre part, s’il était nécessaire d’engager des procédures sanctionnelles ou pénales, les données seront conservées pendant toute la durée de la procédure sanctionnelle ou pénale.
En tout état de cause, si la décision d’engager une enquête sur les faits signalés n’est pas prise dans un délai de trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, à l’exception des données qu’il est strictement nécessaire de conserver bloquées pour maintenir une preuve du fonctionnement du SII.Seront également supprimées les données personnelles qui révèlent des comportements non couverts par la réglementation applicable, ainsi que les données personnelles considérées comme non véridiques, sauf si ce manque de véracité peut constituer une infraction pénale, auquel cas les informations seront conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la procédure judiciaire.
Enfin, il est précisé qu’à tout moment, la personne communicante pourra demander au responsable du traitement l’accès à ses données personnelles, leur rectification ou suppression, ou la limitation de leur traitement, ou s’y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données, en envoyant un courrier postal à Calle Subinyes, n° 9, de Montferrer i Castellbó (Lleida), 25711, dans le Polígono Industrial Montferrer, ou bien à l’adresse électronique dades@porta.ad. En cas de désaccord avec le traitement de ses données personnelles, la personne communicante peut déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente.
III. NON-REPRÉSAILLES
Les entreprises du GRUP PORTA s’engagent expressément à ne pas mener d’actes constitutifs de représailles, y compris des menaces ou tentatives de représailles contre les personnes qui présentent une communication de bonne foi, et à appliquer des mesures de protection pendant le traitement d’un dossier, à l’égard des personnes affectées par une éventuelle communication.
IV. EXEMPTION ET ATTÉNUATION DE LA SANCTION
Lorsque la personne ayant participé à la commission de l’infraction administrative objet de l’information est celle qui en informe de son existence par la présentation de l’information (et à condition que celle-ci ait été présentée avant que la notification de l’ouverture de la procédure d’enquête ou de sanction n’ait été notifiée), l’organe compétent pour résoudre la procédure, par résolution motivée, pourra exempter ladite personne de l’exécution de la sanction administrative qui lui correspondrait, à condition que les faits et circonstances stipulés par la réglementation applicable soient prouvés.